WEONE giải quyết bài toán tối ưu hóa quy trình vận hành cho chuyển đổi số doanh nghiệp

Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE tại sự kiện Vietnam – Asia DX Summit 2022

Quản lý và tự động hóa quy trình nghiệp vụ - Mục tiêu chuyển đổi số doanh nghiệp

Mục tiêu chuyển đổi số của các doanh nghiệp sẽ tập trung vào: Nâng cao trải nghiệm khách hàng, Tối ưu hóa quy trình làm việc, Gia tăng tính năng cho sản phẩm. Trong đó, với các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp nhà nước tối ưu hóa quy trình làm xếp ưu tiên số 1, còn các doanh nghiệp vừa và nhỏ mức độ ưu tiên cho mục tiêu này xếp thứ 3”- Theo khảo sát của Đại học RMIT Việt Nam năm 2021.

Ông Cao Hoàng Anh - Phó tổng giám đốc FSI chia sẻ bài toán tự động hóa quy trình cho doanh nghiệp tại sự kiện Vietnam - Asia DX Summit 2022.

Tuy nhận thấy sự thiết yếu của tối ưu hóa quy trình làm việc trong chuyển đổi số cũng như trong việc quản lý vận hành sản xuất, kinh doanh, hơn 70% doanh nghiệp đã có quy trình, nhưng trong quá trình vận hành các doanh nghiệp vẫn còn một số tình trạng khó khăn như: Quy trình thủ tục doanh nghiệp được quy ước trên giấy, khiến nhân viên khó tiếp cận, khó phối hợp; Không thể triển khai linh họa từ xa do giới hạn về cách thức giao tiếp, Khó phát hiện ách tắc công việc, thiếu dữ liệu đánh giá cải tiến.

Theo ông Hoàng Anh - Phó tổng giám đốc FSI chia sẻ tại sự kiện Vietnam - Asia DX Summit 2022: “Các doanh nghiệp hiện nay đang gặp phải 1 trong 3 vấn đề sau: Có quy trình nhưng còn rời rạc; có sự khác nhau, cong vênh giữa quy trình lý thuyết và kết quả thực tế; thiếu cách thức quản lý quy trình dẫn tới khó rà soát xem chậm ở đâu, dư bước nào, vì sao không hiệu quả”.

Xuất phát từ thực tế đó, việc ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp quản lý quy trình thủ tục, tối ưu hóa vận hành là yêu cần thiết yếu. Với các doanh nghiệp có cơ cấu nhân sự phức tạp, nhiều bộ phận giải pháp công nghệ sẽ hỗ trợ các phòng ban, nắm bắt chi tiết công việc, phối hợp, phát hiện những điểm ách tắc để nhanh chóng xử lý. Còn với quy mô nhỏ và một số lĩnh vực kinh doanh nhất định, có thể dùng nó làm “xương sống” để vận hành doanh nghiệp.”

Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE - Số hóa quy trình làm việc, đơn giản hóa vận hành

WEONE là giải pháp được FSI - Top 10 nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam nghiên cứu và phát triển, giúp các quản trị và điều hành doanh nghiệp tinh gọn đơn giản, toàn diện trên một nền tảng, tối ưu hiệu quả quản lý và vận hành. WEONE tập trung giải quyết các bài toán cơ bản của doanh nghiệp bao gồm: Quản lý quy trình thủ tục, quản lý công việc, quản lý kho tài liệu.

Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE số hóa mọi quy trình thủ tục, đẩy nhanh việc thống kê, báo cáo, nhắc nhở, tự động chuyển giao.

Nhờ khả năng tạo lập các quy trình số linh hoạt theo đường thẳng hay rẽ nhánh, WEONE cho phép thiết lập và quản lý toàn bộ quy trình theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp trên nền tảng số. Các quy trình được chuẩn hóa và vận hành trên môi trường internet giúp nhân sự dễ dàng nắm được: ai được giao công việc gì, phải hoàn thành trong bao lâu, liên quan đến bộ phận - cá nhân nào, các bước triển khai ra sao, giúp nhân viên tránh tình trạng loay hoay không biết bắt đầu từ đâu, thiếu thông tin, tài liệu hay gặp phải sự bất hợp tác của các bên liên quan.

Bên cạnh đó, WEONE tích hợp chữ ký số nội bộ giúp nhà quản lý có thể phê duyệt công văn, giấy tờ ở bất kỳ đâu chỉ với một thiết bị di động. Đồng thời, giải phóng nhân sự khỏi những tác vụ thủ công trong xử lý quy trình thủ tục như việc trình ký, in ấn, chuyển phát giấy tờ thông thường… mà không lo những trở ngại về mặt địa lý.

Với tính năng đặt điều kiện xử lý công việc theo nhu cầu, các công việc được phê duyệt tự động mà không cần sự có mặt của nhà quản lý. Đồng thời, tự động chuyển tiếp các công việc ‘đạt điều kiện’ sang các bước xử lý tiếp theo giữ công việc triển khai liền mạch, thông suốt, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất. Không cần lo lắng quy trình quá phức tạp, doanh nghiệp chỉ cần thiết lập thông tin một lần duy nhất, và quy trình sẽ chạy tự động, liên tục mà không có sai sót nào.

Đơn giản hoá quy trình giao nhận việc, báo cáo tiến độ, hiệu suất  làm việc

Với phân hệ quản lý công việc, WEONE cho phép giao việc theo quy trình linh hoạt. Các công việc cá nhân, phòng ban, hay theo dự án sẽ được hệ thống hóa thành quy trình tự động. Nhà quản lý chỉ cần tạo quy trình, WEONE sẽ giúp phân bổ, chuyển tiếp các công việc đến các thành viên của dự án theo đúng quy trình đã tạo.

Nhờ mô hình quản lý công việc khoa học theo mô hình kanban, gantt, bảng biểu, lịch và đồng nhất trên 1 hệ thống, nhà quản lý có thể nắm rõ ai đang làm gì, khối lượng công việc nhiều ít ra sao, tiến độ và chất lượng công việc như nào để từ đó có kế hoạch giao việc hợp lý.

Nắm bắt kịp thời tiến độ làm việc: Với giao diện quản lý trực quan, tất cả công việc đã làm, đang làm, quá hạn, trễ tiến độ… có thể dễ dàng theo dõi trên 1 hệ thống, 1 màn hình duy nhất, giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quát và nắm bắt nhanh tiến độ công việc. Các tính năng báo cáo tự động realtime, cảnh báo quá hạn, nhắc việc trễ hạn giúp nhà quản lý và nhân viên xử lý công việc chủ động, kịp thời.

WEONE tự động hóa quy trình giúp doanh nghiệp và nhân sự nắm bắt chi tiết tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi.

Đo lường hiệu suất công việc chính xác nhờ hệ thống báo cáo và đo lường chính xác dựa trên lịch sử làm việc, kết quả đầu việc,...  của mỗi cá nhân/ phòng ban, nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định khen thưởng, giao việc tiếp theo phù hợp.

Minh bạch hóa thông tin, liên kết chặt chẽ dữ liệu trong nội bộ doanh nghiệp

Với phân hệ quản trị tài liệu của WEONE giúp quản lý và sắp xếp văn bản khoa học, an toàn với độ bảo mật cao; Tạo không gian lưu trữ chung cho phép các nhân sự, bộ phận chia sẻ và khai thác thông tin dễ dàng theo phân quyền định sẵn. WEONE có khả năng tìm kiếm theo từ khóa linh hoạt, giúp nhân sự dễ dàng tra cứu hồ sơ, công văn, giấy tờ bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu trên mọi thiết bị chỉ với 1 vài cú nhấp chuột.

Với kinh nghiệp chuyển đổi số cho hơn 5500 đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp, tập đoàn lớn như Honda, Pepsi, Citicom, Hoàng Quân Group... FSI hiểu rằng nhu cầu các phần mềm, công nghệ phục vụ chuyển đổi số của các doanh nghiệp luôn lớn dần lên theo quá trình phát triển. Chính vì vậy, WEONE liên tục được FSI cập nhật các tính năng, công nghệ mới nhất để đáp các nhu cầu phát sinh này và cam kết luôn đồng hành cùng hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Phương Dung