Đây là một nội dung công việc nhằm thực hiện Nghị quyết 36a của Chính phủ về Chính phủ điện tử.

Cũng trong công văn gửi UBND TP.HCM hồi cuối tháng 10/2016 vừa qua về việc thử nghiệm xử lý văn bản trên mạng qua trục liên thông, Văn phòng Chính phủ (VPCP) cho biết, thời hạn xử lý văn bản vẫn được tính từ khi nhận được tài liệu giấy tương ứng, tiến tới quy định chính thức về việc này trong quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản của TP.HCM.

Bên cạnh đó, cũng để việc triển khai thử nghiệm đạt kết quả, VPCP đề nghị UBND TP.HCM khẩn trương cập nhật đầy đủ thông tin, trạng thái xử lý, giải quyết công việc từ khi tiếp nhận, phân công, xử lý và phát hành văn bản trên phần mềm trong hệ thống mạng nội bộ, thể hiện rõ sơ đồ tiến trình xử lý của từng văn bản, liên thông các thông tin qua trục liên thông. 

Đồng thời, file văn bản đính kèm gửi/nhận qua trục liên thông phải đảm bảo yêu cầu trích xuất được nội dung để sử dụng lại và chỉnh sửa phục vụ nhu cầu công việc, có áp dụng chữ ký số để tăng cường bảo mật, an toàn, an ninh và  xác thực thông tin; xây dựng hệ thống các mẫu biểu thống kê, báo cáo phục vụ yêu cầu quản lý, khai thác của văn thư, chuyên viên và lãnh đạo các cấp đối với văn bản điện tử đến/đi.

Trước đó, ngày 24/10, Văn phòng Chính phủ đã ra thông báo kết luận của Phó Chủ nhiệm VPCP Lê Mạnh Hà về việc hoàn thiện kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc.

Tại thông báo này, ông Lê Mạnh Hà chỉ đạo 3 đơn vị trực thuộc VPCP gồm Vụ Văn thư Hành chính, Cổng thông tin điện tử Chính phủ và Trung tâm Tin học triển khai các nội dung công việc,  với yêu cầu chung là các đơn vị xây dựng kế hoạch thực hiện theo tiến độ từng tuần, có ngày hoàn thành chung; thực hiện đánh giá, rút kinh nghiệm và triển khai nhân rộng mô hình để hoàn thành nhiệm vụ liên thông văn bản với các bộ, ngành, địa phương khác.

Cụ thể, Vụ Văn thư Hành chính được giao xây dựng, triển khai mẫu biểu sổ đăng ký công văn đi - đến điện tử, các biểu mẫu báo cáo liên quan nhằm thống nhất giữa Văn VPCP và UBND TP.HCM về gửi, nhận văn bản qua trục liên thông, với thời hạn hoàn thành là trước ngày 10/11/2016. Sau khi hoàn thiện, xây dựng văn bản hướng dẫn nghiệp vụ tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn  bản điện tử trên hệ thống liên thông văn bản điện tử; tham mưu quy định về tính hiệu lực của văn bản điện tử trên trục liên thông phù hợp về mặt pháp lý. Thời hạn hoàn thành là trước ngày 15/11/2016.

Vụ Văn thư Hành chính cũng được giao chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan hoàn thành trước ngày 1/12/2016 việc ứng dụng chữ ký số chuyên dùng trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc.

Với Cổng thông tin điện tử Chính phủ, Phó Chủ nhiệm VPCP Lê Mạnh Hà chỉ đạo cơ quan này phối hợp với các đơn vị liên quan và đơn vị cung cấp dịch vụ rà soát, hoàn thiện chức năng phần mềm trục liên thông, phần mềm hồ sơ công việc VPCP đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, hoàn thành trước ngày 1/12/2016; phối hợp với các đơn vị liên quan và đơn vị cung cấp dịch vụ thiết kế sổ đăng ký công văn đi - đến trên trục liên thông, các mẫu biểu báo cáo theo yêu cầu nghiệp vụ, hoàn thành trước 10/11/2016; xây dựng giao diện hiển thị công khai đầy đủ quy trình xử lý văn bản, hoàn thành trước ngày 15/11/2016.

Đồng thời, Cổng thông tin điện tử Chính phủ chịu trách nhiệm phối hợp với các đơn vị liên quan bảo đảm năng lực xử lý của hệ thống đáp ứng yêu cầu gửi - nhận dữ liệu văn bản giữa VPCP với UBND TP.HCM; phối hợp cùng các đơn vị liên quan quản trị, vận hành hệ thống; cấp phát, thu hồi các tài khoản quản trị, tài khoản người sử dụng và khai thác hệ thống; thực hiện việc lưu trữ, sao lưu dữ liệu hệ thống theo định kỳ.

Trung tâm Tin học - VPCP được giao phối hợp cùng các đơn vị liên quan lập kế hoạch, tổ chức triển khai ứng dụng chứng thư số chuyên dùng; phát triển, chỉnh sửa phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc VPCP tích hợp mô đun phần mềm ký số văn bản của Ban Cơ yếu Chính phủ (thời hạn hoàn thành là trước ngày 10/11/2016); cài đặt và hướng dẫn chứng thực chữ ký số trên các file văn bản của VPCP phát hành; bảo mật và xác thực hệ thống.

Phó Chủ nhiệm VPCP Lê Mạnh Hà chỉ đạo đơn vị này giám sát an toàn thông tin hệ thống liên thông văn bản điện tử VPCP; kiểm tra, đánh giá an toàn hệ thống liên thông văn bản điện tử VPCP; xác định cấp độ an toàn hệ thống thông tin và trách nhiệm bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo từng cấp độ.

Trung tâm Tin học cũng được giao làm đầu mối phối hợp với Cục Bưu điện Trung ương triển khai các phương án, giải pháp kỹ thuật kết nối mạng truyền số liệu chuyên dùng (TSLCD), hỗ trợ các đơn vị xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng mạng TSLCD để kết nối, liên thông văn bản điện; triển khai các giải pháp bảo mật các kết nối mạng…

Báo cáo quý III/2016 của VPCP về tình hình thực hiện Nghị quyết 36a về Chính phủ điện tử cho hay, tính đến hết tháng 9/2016 đã cơ bản hoàn thành kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản của các bộ, ngành, địa phương với VPCP. Cụ thể, đã có 25/30 bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và 63/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoàn thành kết nối liên thông phần mềm quản lý văn bản tới VPCP, hình thành một hệ thống quản lý văn bản điện tử thống nhất, thông suốt từ trung ương đến địa phương, cho phép tự động nhận biết được trạng thái xử lý văn bản giữa các cơ quan. Ngoại trừ 2 cơ quan đặc thù là Bộ Quốc phòng và Bộ Công an đang nghiên cứu phương án kết nối riêng để đảm bảo an toàn, an ninh thông tin, còn lại Thanh tra Chính phủ và VOV chưa hoàn thành kết nối, liên thông phần mềm quản lý văn bản với VPCP.