Số hoá tài liệu- ‘vũ khí mềm’ thời đại 4.0

Số hoá quản trị doanh nghiệp là xu thế tất yếu trong bối cảnh cuộc cách mạng 4.0 đang tác động mạng mẽ tới mọi tầng lớp trong xã hội.

Làn sóng cách mạng 4.0

Cuộc cách mạng 4.0 đang biến đổi toàn thế giới và tác động mạnh mẽ tới từng ngóc ngách của cuộc sống. Những khái niệm mới như công dân số, doanh nghiệp số, văn phòng điện tử, chính phủ điện tử, thành phố thông minh trở nên phổ biến, trở thành xu hướng tất yếu.

Không nằm ngoài xu thế, Việt Nam đã có nhiều giải pháp đẩy mạnh phát triển Chính phủ điện tử, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn, công khai, minh bạch.

Trong ba năm 2015 - 2017, Việt Nam đã tập trung đẩy mạnh cải cách hành chính gắn với tăng cường ứng dụng CNTT trong quản lý và cung cấp dịch vụ công trực tuyến, bảo đảm rút ngắn quy trình xử lý, giảm số lượng và đơn giản hóa, chuẩn hóa nội dung hồ sơ, giảm thời gian và chi phí thực hiện thủ tục hành chính, thực hiện kết nối, liên thông phần mềm quản lý văn bản với Văn phòng Chính phủ, triển khai phần mềm quản lý văn bản đối với các cơ quan, doanh nghiệp, chính quyền từ T.Ư tới địa phương.

Theo các chuyên gia CNTT, để xây dựng thành công chính quyền điện tử, văn phòng điện tử cũng như doanh nghiệp số thì việc xây dựng cơ sở dữ liệu số thay thế cho cơ sở dữ liệu truyền thống (dữ liệu lưu trữ bản cứng) là vô cùng quan trọng.

Tuy nhiên, khảo sát thực tế cho thấy hiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu số còn thiếu đồng bộ, thiếu các giải pháp tích hợp, bảo mật và khai thác hiệu quả. Điều này dẫn tới hệ quả, nếu các đơn vị cũng như cộng đồng doanh nghiệp không thích ứng và chuẩn bị ngay sẽ lỡ cơ hội từ cuộc cách mạng 4.0.

Chọn mặt gửi vàng?

Cuộc cách mạng 4.0 đã đặt ra áp lực lớn cho sự thay đổi. Theo chuyên gia kinh tế Lê Đăng Doanh: “Đây là động lực để đổi mới, tái cơ cấu. Mô hình tăng trưởng kinh tế của Việt Nam đã đến giới hạn. Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 sẽ tạo sức ép khủng khiếp cho cải cách. Cần phải có những cơ chế, chính sách để hỗ trợ doanh nghiệp bắt kịp và tận dụng cơ hội, vượt qua thách thức”.

Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp cần nhanh chóng thích ứng với nền kinh tế số hoá, coi việc áp dụng các giải pháp số hoá vào kinh doanh, đơn giản như việc số hoá hồ sơ, tài liệu thay vì lưu trữ thủ công.

Ông Phan Tâm - Thứ trưởng Bộ TTTT tham quan gian hàng của FSI tại triển lãm CNTT - Điện tử - Viễn Thông TP.HCM 2017

Điều này càng trở nên quan trọng khi gần đây hệ thống giám sát của Bkav phát hiện hơn 1.900 máy tính tại Việt Nam nhiễm mã độc tống tiền WannaCry. Trong đó, khoảng 1.600 máy tại các cơ quan, doanh nghiệp và khoảng 300 máy của người sử dụng cá nhân. Trước mối nguy hại này, nhiều đơn vị, bộ ngành đã phải khẩn cấp chỉ đạo các đơn vị khẩn trương thực hiện lưu trữ bản sao dự phòng các dữ liệu quan trọng trên máy tính.

Việc số hoá tài liệu còn là giải pháp thông minh giúp các doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, tăng lợi nhuận.

Tuy nhiên, giới chuyên gia cũng khuyến nghị các doanh nghiệp cũng như các đơn vị quan tâm tới việc số hoá tài liệu cần tìm hiểu kỹ càng thông tin để “chọn mặt gửi vàng”. Thực tế, thị trường hiện có nhiều đơn vị quảng bá triển khai dịch vụ số hoá tài liệu song không phải đơn vị nào cũng có giải pháp thông minh và tiết kiệm nhất.

Theo một chuyên gia đầu ngành, các doanh nghiệp, đơn vị nên chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ số hoá tài liệu có uy tín, từng triển khai dịch vụ ở quy mô lớn, quy trình triển khai chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm triển khai nhằm đảm bảo được tính toàn vẹn của tài liệu cũng như bảo mật của thông tin.

Các đơn vị hàng đầu được các chuyên gia cũng như doanh nghiệp, đơn vị tin dùng nổi lên là công ty FSI. Đây là doanh nghiệp hàng đầu, nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực số hóa tài liệu, quy trình triển khai chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn an toàn thông tin ISO/IEC 27001 do tổ chức DAS - Vương quốc Anh công nhận. “Giải pháp số hóa tài liệu của FSI rất tổng thể, dễ quản lý, khai thác tài liệu hiệu quả”, chị Huỳnh Anh Thư, Giám đốc công ty tư nhân trong lĩnh vực hoá mỹ phẩm nhận xét.

Được biết, hiện FSI đang là đối tác hàng đầu trong chương trình triển khai Chính phủ điện tử và đang không ngừng nghiên cứu, xây dựng các giải pháp tối ưu nhất để số hoá tài liệu, giúp cộng đồng doanh nghiệp bắt kịp nhịp sống số, thời đại 4.0 đang là vấn đề thời sự nóng bỏng hiện nay.

Thúy Ngà