1.jpg.jpg
Phần mềm EMS_Enterprise phù hợp với cơ sở hạ tầng có sẵn của các bưu điện.

Phần mềm này đã được Hội đồng sơ khảo cuộc thi Nhân tài Đất Việt năm 2010 đánh giá cao, xuất sắc lọt vòng chung khảo cuộc thi và là 1 trong 6 sản phẩm phần mềm đã ứng dụng được đánh giá cao nhất tại cuộc thi Nhân tài Đất Việt năm nay.

Tập trung nâng chất lượng dịch vụ

Ông Đỗ Tiến Việt, Phòng CNTT của Công ty VNPost Express, Trưởng nhóm tác giả phần mềm EMS_Enterprise cho biết, nhóm bắt đầu triển khai xây dựng chương trình phần mềm hỗ trợ quản lý, khai thác dịch vụ EMS từ năm 2008. Phần mềm EMS_Enterprise được xây dựng theo quy trình khai thác dịch vụ chuyển phát nhanh chuẩn của quốc tế, quy trình này hiện vẫn đang được UPU cũng như Hiệp hội EMS quốc tế áp dụng. Một trong những ưu điểm nổi bật của của EMS_Enterprise là hệ thống phần mềm này được xây dựng dựa trên 2 mô hình cơ sở dữ liệu tập trung hoặc phân tán, do đó phù hợp với tất cả các cơ sở hạ tầng có sẵn của các đơn vị.

Sau khi phần mềm EMS_Enterprise được xây dựng xong, bắt đầu được triển khai thử nghiệm tại BĐ tỉnh Thanh Hóa (từ tháng 8/2008) và ứng dụng rộng rãi tại tất cả các BĐ tỉnh, thành trên toàn quốc từ ngày 1/1/2009 cho đến nay, ngoài việc đáp ứng tính năng, yêu cầu tối thiểu trong quản lý, khai thác EMS là lập được bảng kê gửi hàng giữa các bưu cục, giữa các BĐ tỉnh và giữa BĐ tỉnh với VNPost Express, phần mềm EMS_Enterprisee còn có một số tiện ích, tính năng hỗ trợ quản lý và khai thác dịch vụ EMS, ví dụ như: hỗ trợ đối soát giữa lượng hàng xuất và lượng hàng nhập trong 1 ca sản xuất (kế toán ca sản xuất); đối soát thanh toán nhanh hơn, đảm bảo tính chính xác của thông tin đối soát...

Tiết giảm thời gian, chi phí sản xuất

Theo ông Đỗ Tiến Việt, đối với riêng Công ty VNPost Express, ứng dụng EMS_Enterprise đã hỗ trợ đơn vị rất nhiều trong quá trình khai thác, quản lý dịch vụ, đối soát thanh toán cũng như cung cấp khả năng thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn, đồng thời cũng giúp đơn vị tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí sản xuất, khai thác EMS. Chẳng hạn như, mặc dù sản lượng hàng trong 1 ca sản xuất của Công ty cao gấp 10 lần sản lượng của BĐ tỉnh Thanh Hóa (đơn vị có sản lượng lớn trong hệ thống các BĐ tỉnh thành trong cả nước); nhưng so với trước khi áp dụng phần mềm, sử dụng quy trình cũ thì hiện nay, nhờ có phần mềm hỗ trợ, hàng ngày người lao động Công ty đã được về sớm hơn nửa tiếng so với trước. Song quan trọng hơn, với việc ứng dụng phần mềm EMS_Enterprise hỗ trợ kiểm soát, quản lý và khai thác, chất lượng dịch vụ EMS đã được nâng lên rõ rệt. Khiếu nại của khách hàng giảm nhiều. Bên cạnh đó, một phần rất quan trọng là với việc ứng dụng phần mềm này đã giúp VNPost Express có thể thực hiện trao đổi số liệu với quốc tế, gửi thông tin chi tiết phát của hàng từ nước ngoài đến Việt Nam và ngược lại. Hiện nay, chỉ tiêu chất lượng của Công ty VNPost Express luôn giữ ở mức cao. Báo cáo của năm 2009, chất lượng VNPost Express đạt loại Bạc; còn báo cáo quý 2 và quý 3 năm 2010 chỉ tiêu chất lượng phát của Công ty đều đứng thứ Nhất.

Trao đổi với phóng viên BĐVN về tiện ích của việc ứng dụng phần mềm EMS_Enterprise vào thực tiễn hoạt động cung cấp dịch vụ EMS tại 50 bưu cục “online” của BĐ Hải Phòng trong 2 năm qua, anh Ngô Chí Minh, phòng CNTT BĐ Hải Phòng cho biết, ứng dụng phần mềm EMS_Enterprise đã hỗ trợ đắc lực quá trình quản lý, khai thác EMS tại BĐ Hải Phòng. Cụ thể, những hiệu quả rõ rệt mà phần mềm này mang lại cho đơn vị trong quá trình quản lý, khai thác dịch vụ EMS so với giai đoạn trước, đó là: Rút ngắn thời gian giải quyết khiếu nại, tiết kiệm được chi phí chuyển và nhận kết quả khiếu nại bằng fax hay điện thoại nhờ việc hệ thống phần mềm có trang điều tra khiếu nại riêng, hỗ trợ lập và gửi khiếu nại qua mạng; Tra cứu định vị được trạng thái bưu gửi ngay hạn chế phát sinh khiếu nại của khách hàng; Giảm thiểu được nhiều thao tác thủ công như lập bản kê hàng xuất, hàng nhập, lập các báo cáo thống kê; Hỗ trợ thực hiện đối soát sản lượng và doanh thu với Công ty VNPost Express bằng phần mềm, không phải thực hiện thủ công; và nhất là thông tin trao đổi giữa đơn vị với VNPost Express cũng nhanh hơn, chính xác hơn.

Bài viết đã đăng trên báo Bưu điện Việt Nam số 148 ra ngày 10/12/2010.