Làm việc phân tán cho phép doanh nghiệp “đánh cá trên cả đại dương”

Thời gian vừa qua, trong bối cảnh dịch bệnh diễn biến phức tạp, để hạn chế tiếp xúc, nhiều doanh nghiệp đã tổ chức cho cán bộ, nhân viên làm việc từ xa với sự hỗ trợ của các nền tảng, giải pháp công nghệ. Theo các chuyên gia, mô hình làm việc từ xa qua mạng mang lại nhiều lợi ích và sẽ trở thành xu hướng phổ biến trong tương lai gần. 

Ông Lưu Tiến Thành, CEO Công ty TechEvo, quản trị viên cộng đồng VRW.

Phóng viên VietNamNet vừa có cuộc trao đổi với ông Lưu Tiến Thành, CEO Công ty TechEvo, đồng thời cũng là quản trị viên của cộng đồng hỗ trợ làm việc từ xa Vietnam Remote Workforce (VRW) về cơ hội cho các doanh nghiệp công nghệ Việt cũng như cách thức để tổ chức mô hình làm việc phù hợp, hiệu quả trong tình hình mới.

Ông nhận định thế nào về cơ hội từ đợt dịch vừa qua với các doanh nghiệp công nghệ Việt Nam?

Đợt dịch vừa qua đã tạo ra cơ hội lớn cho các doanh nghiệp công nghệ Việt Nam. Vì tính chất bắt buộc làm việc từ xa, nhiều cá nhân bắt đầu tìm đến các nền tảng công nghệ hỗ trợ, dần chuyển hóa thành những khách hàng tiềm năng trong tương lai của các doanh nghiệp công nghệ. Các doanh nghiệp sẽ dễ dàng thuyết phục khách hàng của mình trong việc ứng dụng công nghệ vào công việc hàng ngày để tránh gặp phải những khó khăn bất ngờ như trong đợt dịch vừa qua.

Tôi dự đoán rằng tương lai sẽ có khoảng 90% doanh nghiệp áp dụng phương pháp làm việc phân tán để có thể tận dụng được nhân tài toàn cầu, cho phép mọi người làm việc ở không gian quả nhất với họ để nâng cao hiệu suất làm việc cũng như đảm bảo đầy đủ các mục tiêu mà công ty đặt ra.

Từ thực tế hoạt động của VRW, theo ông các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam đã có thói quen làm việc online hay chưa?

Theo một cuộc khảo sát trên nhóm VRW, có tới hơn 60% doanh nghiệp trở lại làm việc tại văn phòng, 24% tiếp tục làm việc online và 16% còn lại duy trì làm việc online một phần. Kết quả này chỉ ra rằng các doanh nghiệp dừng việc làm online sau thời gian dịch đang chiếm phần lớn.

Nguyên nhân có lẽ bởi hình thức làm việc online vẫn còn mới và gây ra nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp Việt. Làm quen với những thứ mới mẻ trong thời gian đầu sẽ luôn tốn kém thời gian, công sức và chi phí. Việc chuyển đổi mô hình doanh nghiệp cũng không ngoại lệ. Thời gian chỉ khoảng trong một tháng làm việc từ xa do Chỉ thị cách ly toàn xã hội của Chính phủ có lẽ vẫn chưa đủ với nhiều doanh nghiệp để làm quen và nhận ra được nhiều lợi ích hơn so với bất lợi từ mô hình này.

Tuy vậy, vẫn có thể nhận thấy một dấu hiệu tích cực rằng thói quen làm việc từ xa đã bắt đầu hình thành sau đợt dịch, khi có đến gần một nửa (40%) doanh nghiệp hoàn toàn làm việc từ xa hoặc kết hợp cả hai hình thức làm việc online và offline.

Xin ông chia sẻ lý do quyết định vẫn duy trì khoảng 30 - 40% nhân sự TechEvo làm online sau thời gian cách ly xã hội?

Không phải ngẫu nhiên mà chúng tôi vẫn duy trì khoảng 30 - 40% nhân sự làm việc từ xa. Sau khi áp dụng thử mô hình này trong đợt dịch, tôi nhận thấy nhiều ưu điểm khi có một số nhân sự làm việc từ xa. Tuy nhiên, tôi muốn gọi hình thức làm việc của doanh nghiệp mình là “phân tán” thay vì làm việc “từ xa”, bởi nó sẽ tạo ra suy nghĩ sai lệch rằng một số nhân sự (những người làm việc từ xa)  không quan trọng so với những nhân sự khác (những người làm việc tại văn phòng).

Sau quá trình làm việc từ xa, nhận thấy nhiều ưu điểm của mô hình này, CEO TechEvo đã quyết định duy trì khoảng 30-40% nhân sự công ty làm từ xa.

Tôi nghĩ rằng mô hình làm việc "phân tán" là cách hiệu quả nhất để vận hành một công ty. Tôi muốn tiếp tục duy trì hình thức đó bởi tôi tin rằng, việc có được các tài năng và trí tuệ phân bổ đều trên khắp thế giới sẽ đồng kéo theo nhiều lợi ích, cơ hội trải rộng ở nhiều nơi mà doanh nghiệp không thể nhận ra khi làm việc tập trung.

Khi làm việc tập trung ở một thành phố duy nhất, các công ty chỉ có thể đánh cá trên một ao hoặc hồ nhỏ. Nhưng một công ty phân tán có thể đánh cá trên cả đại dương. Việc có những nhân sự đồng thời sống, làm việc ở những nơi khác nhau sẽ giúp doanh nghiệp có được các đánh giá thực tế và chính xác hơn về văn hóa, thị trường ở từng khu vực. Nhờ đó, sẽ có cái nhìn tổng quan nhất và xây dựng nên các chiến lược phù hợp.

Mô hình này mang lại lợi ích giống như việc gửi các nhân sự đi đánh giá thị trường hay công tác ở các nơi, nhưng lại ít tốn kém chi phí và thời gian hơn. Hiện tại, thay vì thuê một nhân sự giỏi nhất tại Việt Nam, chúng tôi có thể nghĩ tới việc thuê những người làm việc ở bất kỳ đâu trên thế giới. Họ sẽ mang về cho công ty những kinh nghiệm và quan niệm khác biệt hơn.

Vậy để chuyển đổi sang mô hình, cách thức làm việc mới một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần lưu ý những gì, thưa ông?

Từ những kinh nghiệm thực tế của TechEvo khi chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa, chúng tôi có một vài gợi ý dành cho các doanh nghiệp.

Đầu tiên là tối đa hình thức họp, giao tiếp tiếp trực tuyến. Điều này giúp mọi thứ có thể dễ dàng được chia sẻ công khai với tất cả nhân sự, kể cả những cá nhân đang di chuyển hay không có mặt trực tiếp do đòi hỏi của công việc. Đồng thời, cũng giúp những nguời mới có thể tìm hiểu, theo dõi và nắm bắt thông tin nhanh hơn. 

Tiếp đó là cần ghi lại mọi thứ bằng tài liệu. Bởi lẽ, sẽ dễ dàng để mọi người trong doanh nghiệp đưa ra hoặc nắm bắt thông tin về các quyết định tức thời khi có mặt trực tiếp tại văn phòng. Tuy nhiên, với làm việc từ xa, một vài nhân sự đôi khi sẽ không thể tham gia vào, hoặc bị gián đoạn khi các cuộc họp, thảo luận đang diễn ra do một số bất cập về lệch múi giờ, kết nối mạng... Họ sẽ thấy các quyết định được đưa ra mà không hiểu tại sao.

Vì thế, việc luôn ghi chép và chia sẻ trực tiếp về ý kiến và vấn đề được bàn tới đâu có thể giúp người khác hiểu, tiếp tục những gì họ bỏ dở. Nó đồng thời cũng cho phép mọi người ở những múi giờ khác nhau tương tác được với nhau.

Thứ ba, cần lựa chọn và áp dụng các công cụ công nghệ hỗ trợ phù hợp. Thị trường hiện đã có các nền tảng không những có thể giúp các nhân sự trong doanh nghiệp trao đổi, giao tiếp online; mà còn có thể chia sẻ tài liệu và quản lý tài chính, nhân sự, doanh nghiệp… một cách dễ dàng, hiệu quả. Việc có những giải pháp công nghệ phù hợp sẽ hỗ trợ giải quyết các khó khăn doanh nghiệp gặp phải khi làm việc từ xa, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí, thời gian, nhân lực và tinh gọn quy trình làm việc.

Cùng với đó, cần tạo thời gian “mặt - đối - mặt” hiệu quả. Trong văn phòng truyền thống, bạn ở chung và gặp mặt nhau tại một nơi suốt 48 tuần trong năm, và có thể có 3-4 tuần nghỉ. Chúng tôi lại cố đảo ngược việc này, bằng những buổi họp, gặp mặt ngắn kết nối và bùng nổ trong phần lớn thời gian làm việc từ xa. Mỗi năm, TechEvo sẽ mở Đại hội để cả công ty tề tựu trong một tuần, làm việc kết hợp vui chơi, với mục tiêu chính là để kết nối. Chúng tôi muốn đảm bảo và xây dựng văn hóa doanh nghiệp giúp gắn kết mọi người lại với nhau và dễ dàng phối hợp, đồng lòng hơn trong công việc.

Cuối cùng, cần hỗ trợ mọi người có thể linh động tạo môi trường làm việc riêng. Mọi người trong công ty nên có một khoản phí hỗ trợ văn phòng tại nhà, dùng để mua bàn, ghế và máy tính, xây dựng môi trường làm việc hiệu quả nhất. Ví dụ, ở Automattic, mọi người có một khoản phí để chi cho không gian  làm việc, hay chỉ để mua ly cà phê cho việc tránh bị đá ra khỏi quán. Hay một nhóm ở Seattle đã quyết định cùng góp tiền và thuê nơi làm việc trên một cầu tàu đánh cá.

Tuy nhiên, như mọi người vẫn hay đánh giá “tốt với anh chưa hẳn tốt với tôi”. Những kinh nghiệm trên chỉ là những điều tôi đã đúc rút ra và cảm thấy phù hợp với doanh nghiệp của mình. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy mô, văn hóa làm việc khác nhau, và vì thế có thể xem những kinh nghiệm của TechEvo là một gợi ý để tham khảo và linh hoạt thay đổi phù hợp hơn cho doanh nghiệp mình.

Xin cảm ơn ông!

Vân Anh (thực hiện)