Không khó phát biểu ý kiến trong cuộc họp nhờ 4 bí kíp sau

Trong một tổ chức, luôn có những người cảm thấy thoải mái khi nói ra suy nghĩ của bản thân, một số khác thường giữ ý kiến trong lòng trừ khi được hỏi đến. Trong các cuộc họp, những người hướng nội, ngại nêu ý kiến thường dễ bị “lấn lướt” bởi những người mạnh dạn hơn. Lúc này, người điều hành, chủ trì cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong điều phối, kích thích mọi nhân sự đóng góp ý kiến.

Dù là người chủ trì hay thành viên, để bản thân tự tin phát biểu trong các cuộc họp, bạn có thể áp dụng 4 bí kíp dưới đây.

Gạt bỏ “vật cản” tinh thần

Bạn cần chuẩn bị tinh thần sẵn sàng trước mọi cuộc họp, buổi thuyết trình. Để việc phát biểu trở nên dễ dàng hơn, bạn nên bỏ qua tất cả những câu hỏi có thể “ngăn cản” bạn thể hiện bản thân như: “Liệu họ có lắng nghe mình không?”, “Đề tài này liệu có nhạy cảm với mọi người không?”, “Giọng nói của mình có nhàm chán không?”...

Những lo lắng trên không giúp ích gì mà chỉ khiến bạn thêm e ngại trước đám đông. Thay vào đó, bạn hãy cứ làm việc theo dự định và không nên quá để tâm đến thái độ của người khác.

“Bắt” đúng tâm trạng

Có rất nhiều cảm xúc, ý kiến, phản ứng đa dạng trong một cuộc họp. Điều này có thể khiến nội dung cuộc họp trở nên ồn ào, mất tập trung và đi xa khỏi mục tiêu ban đầu.

Lúc này, bạn hãy lắng nghe cảm giác mình, bỏ qua những cảm xúc tiêu cực như: bực mình, sốt ruột, lo ngại…; và hướng tới những cảm xúc tích cực hơn như: tò mò (Anh ta nói vậy nghĩa là gì nhỉ?), phấn khích (Ý tưởng này lạ đấy!) và biết ơn (Nếu cô ấy không nói, chắc mình sẽ không biết…). Điều này sẽ giúp trí não bớt căng thẳng và tiếp nhận những thông tin trái chiều một cách khách quan.

Bên cạnh đó, khi là người chủ trì cuộc họp, những suy nghĩ này sẽ giúp bạn đủ bình tĩnh để điều hướng cuộc họp, lựa chọn cách giải quyết để đạt kết quả tốt nhất…

Quyền phát ngôn dành cho tất cả

Trong các cuộc họp thường sẽ có 2 nhóm người phổ biến: vô tổ chức và im lặng. Là người chủ trì, sau khi bình tĩnh hơn (áp dụng bí kíp số 2), bỏ qua tâm lý chống đối… bạn sẽ lưu ý hơn tới những người không nêu ý kiến.

Im lặng thực chất là tiếng nói hoặc quan điểm mà chúng ta không nghe thấy được. Trong khi những phát ngôn ồn ào có thể tạo ấn tượng là tiếng nói chủ đạo (không chỉ ảnh hưởng tới thời gian họp, mà còn có thể làm lung lay suy nghĩ của tập thể). Điều đó không có nghĩa người phát ngôn ồn ào có quan điểm sai hoặc không đáng được lắng nghe, mà là mọi người đều có quyền tham gia thảo luận. Đôi khi, những người im lặng có thể thấy tính đúng đắn của một chính sách mới, có phương án thú vị cho một vấn đề gai góc nào đó nhưng họ chưa đủ động lực để nói.

Lúc này, bạn nên kiềm chế những người nóng nảy để tạo điều kiện phát ngôn cho tất cả.

Ví dụ, nếu A liên tục đứng lên phản bác hoặc than phiền về đề tài nào đó, bạn có thể can thiệp ngay khi A đang “lấy hơi” và nói: “Tôi đánh giá cao nhiệt huyết và chuyên môn của A. Những quan điểm này rất có ích, nhưng vì thời gian có hạn nên A có thể tóm tắt những điểm chính trong 1, 2 câu không?”.

Lắng nghe

Ngoài việc “dọn đường” cho những người kín tiếng được phát biểu, bạn cũng nên tạo điều kiện tương tự cho những người có quan điểm khác biệt. Dù cho đó là những ý kiến bất đồng hoặc không được yêu thích, thì cũng giúp mọi người cũng có cái nhìn toàn cảnh hơn. Qua đó, các thành viên sẽ có cơ hội giải quyết những hiểu lầm hoặc bất đồng trước khi chúng “leo thang”.

Sau khi đã lịch sự “giải quyết” những tiếng nói bất đồng, bạn đừng để cuộc họp thành màn độc thoại của riêng mình (dù cho bạn có tự tin là mình đúng đến đâu). Theo nghiên cứu, các nhóm có hiệu suất công việc cao là những nhóm mà các thành viên có cơ hội phát biểu và lắng nghe người khác tương đối đồng đều nhau. Để làm được điều đó, bạn nên tiếp tục nhắc nhở các thành viên đưa ra các ý kiến ngắn gọn, rõ ràng và có dẫn chứng.

Thói quen phát ngôn một cách khéo léo và kiên định trong các cuộc họp cần có thời gian và luyện tập. Vì vậy, bạn hãy kiên nhẫn với bản thân và đồng nghiệp, đồng thời tìm ra và khẳng định tiếng nói của mình chín để tạo dấu ấn trong sự nghiệp.

(Nguồn: CareerBuilder)