Trao đổi văn bản điện tử trong các cơ quan Nhà nước là một trong những giải pháp nhằm đảm bảo cho việc chỉ đạo điều hành được tiến hành thông suốt từ Trung ương đến các quận, huyện, xã phường. Đây chính là một trong những nội dung quan trọng trong Đề án Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về CNTT-TT.

trao đổi văn bản điện tử

Tuy nhiên, tại Đồng Nai, hoạt động trao đổi văn bản điện tử vẫn còn nhiều hạn chế. Một trong những khó khăn lớn dẫn đến những hạn chế nêu trên là các phần mềm quản lý và điều hành công việc chưa có chức năng thống kế số liệu theo tiêu chí mẫu báo cáo lộ trình gửi nhận văn bản, đặc biệt là thống kê số liệu các hồ sơ, văn bản nội bộ tại cơ quan, gây khó khăn cho các cơ quan, đơn vị trong việc tổng hợp số liệu báo cáo lộ trình gửi nhận văn bản điện tử và hạn chế về tính chính xác của số liệu thống kê. Hiện tại vẫn có tình trạng văn bản điện tử đến chậm hơn văn bản giấy do việc tổ chức thực hiện khâu số hóa văn bản ở các đơn vị chậm. Việc gửi song song văn bản điện tử và văn bản giấy đã tạo ra sự trùng thừa, mặc dù một số đơn vị đã có văn bản triển khai việc áp dụng gửi thư điện tử hoàn toàn dưới dạng điện tử như giấy mời, thông báo, công văn triển khai, góp ý, nhưng các cơ quan vẫn không thực hiện việc nhận văn bản, xử lý mà chờ văn bản giấy mới thực hiện, xử lý.

Mặt khác, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc vẫn chưa đưa vào khai thác, sử dụng trên các trình duyệt khác ngoài trình duyệt Internet Explorer nên chưa tạo thuận lợi cho cán bộ, công chức khai thác, sử dụng. Trang thiết bị của một số đơn vị còn hạn chế.

Một khó khăn lớn nữa là trong nội bộ tỉnh, vẫn còn nhiều đơn vị chưa quan tâm gửi báo cáo kết quả việc thực hiện lộ trình gửi nhận văn bản, số liệu báo cáo chưa đầy đủ và chính xác gây khó khăn cho việc tổng hợp và đưa ra được đánh giá chính xác nhất.

Nhằm khắc phục những khó khăn, hạn chế nêu trên, và phấn đấu đạt được tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử cao hơn, Sở TT&TT Đồng Nai đã đề nghị UBND tỉnh sớm có văn bản xử lý đối với các đơn vị không thực hiện việc gửi báo cáo lộ trình gửi nhận văn bản điện tử và có quy định cụ thể một số loại văn bản bắt buộc các cơ quan hành chính Nhà nước gửi hoàn toàn dưới dạng điện tử không gửi văn bản giấy. Đồng thời xem xét ban hành quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư trong cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh và tiếp tục đảm bảo hoạt động ổn định các hệ thống dùng chung của tỉnh, đường truyền số liệu chuyên dùng.