“Chuyển đổi số là hướng đi tất yếu của các doanh nghiệp muốn tồn tại trong 10 năm tới”

Năm 2020 đã được xác định là năm chuyển đổi số quốc gia, là năm khởi động mạnh mẽ chuyển đổi số để tiến tới một Việt Nam số. Đây sẽ là một sự chuyển đổi sâu sắc và toàn diện, mà đầu tiên là sự chuyển đổi về phương thức, quy trình vận hành, về cách làm việc trong mọi lĩnh vực.

Theo nhận định của các chuyên gia công nghệ, với việc Đề án Chuyển đổi số quốc gia sắp được ban hành, nhu cầu về chuyển đổi số của các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức trong những năm tới sẽ gia tăng nhanh chóng.

Với mong muốn cung cấp thêm một góc nhìn về quá trình chuyển đổi số, ICTnews xin lược đăng bài viết “Chuyển đổi số - Hướng đi tất yếu của doanh nghiệp” của ông Lâm Việt Tùng, Chuyên gia tư vấn CNTT-Viễn thông cho Vodafone Ziggo (Hà Lan), người đã nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực CNTT tại Hungary và Hà Lan.

Chuyển đổi từ phương thức làm việc truyền thống sang dùng kỹ thuật số

Năm 2019, Việt Nam đã thành công trong việc nâng cao nhận thức về Chuyển đổi số của các lãnh đạo các doanh nghiệp và có đã có những bước chuyển biến tích cực. Tuy nhiên, trên thực tế, hiện một số doanh nghiệp lại nghĩ chuyển đổi số là số hóa, bằng cách quét các thông tin từ các văn bản giấy, lưu các tập tin dưới dạng khác nhau như ảnh hay PDF trên máy tính chủ, hay dùng chữ ký điện tử là đã số hóa xong quy trình báo cáo của mình, và các lãnh đạo doanh nghiệp vẫn tích cực ký trên các văn bản giấy.

Một số doanh nghiệp khác dùng hệ thống báo cáo Netezza hay Oracle nhưng cứ nghĩ mình đã có nền tảng Dữ liệu lớn để khai thác hành vi của khách hàng và không cần đầu tư gì nữa.

Cần nhấn mạnh rằng, chuyển đổi số là sự chuyển đổi từ phương thức làm việc truyền thống sang dùng kỹ thuật số để tiết kiệm thời gian và kinh phí (Ảnh minh họa: Internet)

Những năm gần đây, nhiều khái niệm mới như Chuyển đổi số, Học máy, Điện toán đám mây, Dữ liệu lớn, IoT, 5G... trên các phương tiện truyền thông gây nhầm lẫn cho những người ngoài đạo – không hiểu biết nhiều về CNTT hay viễn thông. Vậy, chuyển đổi số là gì, và như thế nào là chuyển đổi số, nên áp dụng nó như thế nào cho các doanh nghiệp ở Việt Nam?

Chuyển đổi số là quá trình sử dụng các công nghệ số trong các quy trình kinh doanh mới - hoặc sửa đổi các quy trình kinh doanh cũ, thay đổi văn hóa làm việc của doanh nghiệp, nâng cao trải nghiệm khách hàng để đáp ứng các yêu cầu của kinh doanh và thay đổi của thị trường, giảm chi phí vận hành và mang lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp.

Ở đây cần nhấn mạnh rằng, chuyển đổi số là sự chuyển đổi từ phương thức làm việc truyền thống sang dùng kỹ thuật số để tiết kiệm thời gian và kinh phí, chứ không phải là số hóa những tài liệu giấy tờ đã có dưới dạng PDF hay ảnh rồi lưu trữ vào máy tính.

Ví dụ, khách hàng của một ngân hàng phải mất thời gian điền tên họ, tài khoản, số tiền… vào mẫu giấy chuyển tiền, ký tên, rồi nhân viên ngân hàng vẫn phải điền thông tin vào máy tính, ký, rồi quét cái tờ khai và chứng minh nhân dân để lưu trữ, mất 30 phút của khách hàng và nhân viên ngân hàng, chưa kể lỗi do viết tay và gõ phím - đó là cách làm việc truyền thống.

Trong khi khách hàng của công ty viễn thông muốn thay đổi gói cước từ 3G lên 4G, ở văn phòng đại diện, chỉ cần điền mã số khách hàng trên iPad thì tất cả mọi thông tin khách hàng hiện ra, tự chọn gói cước 4G, sau khi kiểm tra, khách hàng ký tên trên iPad, tất cả thông tin tự động lưu về hệ thống Chăm sóc khách hàng và gửi ngay tin nhắn và email thông báo gói cước của khách hàng đã thay đổi, hướng dẫn khởi động lại điện thoại và đặt câu hỏi về thái độ phục vụ của nhân viên, mất 1 phút của khách hàng và 10 giây của nhân viên chăm sóc khách hàng, thay vì phải điền, ký, kiểm tra, quét và lưu – đó là chuyển đổi số.

Chuyển đổi số xuất hiện từ khi nào?

Chuyển số đổi đã xảy ra trước đó, chứ không phải như nhiều người hiểu là năm 2013, khi doanh thu của các cửa hàng bán lẻ ở Mỹ, nhân dịp Giáng sinh và Tết Dương lịch giảm xuống 50% và doanh thu mua bán trực tuyến qua Internet tăng 81% so với ba năm trước đây. Việc không viết thư trên giấy mà nhắn tin, gửi thư điện tử qua điện thoại hay Internet, bưu điện truyền thống gần như phá sản.

Sony Wakman thống trị trên thị trường nghe nhạc từ năm 1979, rồi ngủ quên chiến thắng và đến năm 2010 phải thôi sản xuất khi các thiết bị số ra đời như iPod, iPhone và Samsung smartphone… Và cái tên Sony cứ mờ dần đi.

Năm 1998, Amazon giới thiệu hệ thương mại điện tử - bán sách trực tuyến, làm các nhà máy in sách điêu đứng và phải thay đổi để tồn tại. Báo chí giấy thay dần bằng báo chí điện tử khi iPad, Tablet - máy tính bảng ra đời và nhiều người đọc tin tức trực tuyến hơn trên Internet.

Netflix không có hạ tầng viễn thông nhưng phát triển thành công dịch vụ xem phim theo yêu cầu khắp nơi trên thế giới đáp ứng một lượng khách hàng xem phim khổng lồ. Netflix với cái phần mềm bình thường qua Internet mà đã thành công như vậy.

Booking.com ở Hà Lan có thể quyết định giá khách sạn ở Venice, London, Paris… Theo Wikipedia, trang web với 43 ngôn ngữ, có 28 triệu danh sách gồm 148.000 điểm đến tại 228 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Mỗi ngày, hơn 1,5 triệu phòng được đặt trước trên trang web.

Chuyện gì đã xảy ra? Có phải chăng nhờ các sản phẩm số đang vây quanh chúng ta như điện thoại thông minh, máy bay không người lái, ôtô không người lái, các thiết bị IoT – Internet vạn vật, Điện toán đám mây, Facebook, Google, 4G rồi 5G... Số người được kết nối Internet nhiều hơn, các phần mềm miễn phí nhiều hơn, vận tốc truyền dữ liệu nhanh gấp nhiều lần sau mỗi năm và lượng dữ liệu khổng lồ được thu thập từ người dùng và các thiết bị IoT.

Tại sao Apple, Amazon, Netflix, Booking, Grab… thành công? Phải chăng họ nắm bắt được các công nghệ số đang là xu hướng của thời đại và biết vận dụng sáng tạo vào việc kinh doanh của mình.

Amazon là một trong những doanh nghiệp đã nắm bắt được các công nghệ số đang là xu hướng của thời đại và biết vận dụng sáng tạo vào việc kinh doanh của mình (Ảnh minh họa: Internet).

Ở Hà Lan, những năm gần đây, chuyển đổi số xảy ra quyết liệt, thành công nhất có lẽ là Booking.com như đã viết ở trên. Hệ thống OV - bán vé và soát vé trực tuyến cho tất cả phương tiện giao thông với hàng triệu người dùng cùng một lúc là ấn tượng nhất. Hệ thống Chính phủ điện tử - DigiD của nhà nước được đưa vào khai thác sau một số trục trặc ban đầu của giải pháp xác thực người dùng trực tuyến. Các hệ thống thương mại điện tử tăng nhanh, nhờ giải pháp thanh toán trực tuyến iDEAL được người dùng tin tưởng, do đó một số chuỗi cửa hàng bán lẻ đã bị đóng cửa.

Chuyển đổi số cũng đã được đưa vào hầu hết các công ty lớn như KPN, KLM, ABN-AMRO bank, Vodafone-Ziggo, Heineken… Tuy vậy, ở một số công ty, sự thay đổi rất chậm do sức ì vẫn quá lớn, chiến lược chuyển đổi số vẫn mơ hồ, không chỉ rõ cụ thể phải làm gì để đạt được mục đích, mối quan hệ giữa phòng kinh doanh và kỹ thuật vẫn không được cải thiện.

Những kinh nghiệm khi chuyển đổi số

Theo tôi, các doanh nghiệp cần suy nghĩ xem vai trò của CNTT thế nào, đã phục vụ tốt các giá trị cốt lõi của mình chưa, đã dễ thay đổi nhanh theo yêu cầu kinh doanh chưa, nên sử dụng phần mềm nào quản lý các quy trình, tài liệu, bảo mật và xác thực người dùng trực tuyến, giảm chi phí phát triển các chức năng mới, và các thay đổi không ảnh hưởng đến chức năng kinh doanh hiện tại, có nên dùng nền tảng Điện toán đám mây hay không, đã lưu trữ và thu thập thông tin khách hàng hay đối thủ tốt chưa và có nên lưu trữ trên nền tảng Dữ liệu lớn hay không?

Cùng với đó, các doanh nghiệp cũng cần xem xét cách tổ chức CNTTvà kinh doanh đã hiệu quả chưa hay vẫn theo chiều dọc tách biệt nhau; cách quản lý nhân sự theo phòng ban hay theo nhóm, tổ chức các dự án theo phương pháp Waterfall – Thác đổ Prince 2, PMI…, hay Agile – Linh hoạt như Safe, Less, Dad…

Cách phục vụ khách hàng tốt chưa, có phải khách hàng là trung tâm không, làm sao giữ chân khách hàng, biết khách hàng thích sản phẩm nào, dịch vụ nào chưa tốt, đã biết gì về các đối thủ, đã biết sử dụng và phân tích các hành vi của khách hàng từ các mạng xã hội dựa trên nền tảng Dự liệu lớn hay chưa.

Tùy theo dịch vụ và sản phẩm của từng doanh nghiệp nên ứng dụng các công nghệ số như thế nào cho phù hợp, cần tham vấn các chuyên gia CNTT lập ra chiến lược chuyển đổi số riêng, phù hợp với kinh phí và khả năng của mình (Ảnh minh họa: Internet)

Đồng thời, các doanh nghiệp còn cần phải suy nghĩ để làm sao có thể tạo ra sân chơi công bằng, phát huy sự sáng tạo của mọi thành viên trong doanh nghiệp để đổi mới sản phẩm hay dịch vụ theo ý thích của khách hàng và làm sao trong thời gian ngắn nhất có thể đưa sản phẩm mới ra thị trường. Tùy theo dịch vụ và sản phẩm của từng doanh nghiệp nên ứng dụng các công nghệ số như thế nào cho phù hợp, cần tham vấn các chuyên gia CNTT lập ra chiến lược chuyển đổi số riêng, phù hợp với kinh phí và khả năng của mình.

Về vai trò của nhà nước, tôi cho rằng, việc hoàn thiện khung pháp lý là vô cùng quan trọng trong quản lý. Câu hỏi đặt ra là: Đảm bảo cho chất lượng sản phẩm, giải quyết tranh chấp bảo hành hay vận chuyển hàng hóa, bí mật thông tin khách hàng được đảm bảo bởi các doanh nghiệp trong và ngoài nước, giải pháp thanh toán điện tử thông qua trực tuyến vẫn rất khó khăn, chưa thuyết phục được người dùng vì độ an toàn bảo mật của các giải pháp CNTT, và nữa là nhà nước thu thuế ra sao nếu các thanh toán đều bằng tiền mặt?

Việc nhà nước nên làm ngay là thẩm định các giải pháp thanh toán trực tuyến đã có, chọn ra một giải pháp tốt nhất, đảm bảo cho người dùng, thúc đẩy nhận thức hơn nữa về phát triển các hệ thống thương mại điện tử và dịch vụ trực tuyến trên nền tảng Điện toán đám mây. Hiện tại, các cơ quan vẫn lưu tất cả các văn bản và tài liệu, vừa trên máy tính và trên giấy, rất lãng phí và ảnh hưởng đến môi trường, cần thay đổi thành văn phòng không giấy – đó là việc chuyển đổi ý nghĩa, có thể làm được ngay trong thời gian ngắn và tiết kiệm nhiều tỷ đồng.

Rõ ràng, chuyển đổi số là thách thức nhưng là hướng đi tất yếu của các doanh nghiệp muốn tồn tại trong 10 năm tới.