Covid-19 làm thay đổi nhanh chóng chiến lược của nhiều “ông lớn” trên thế giới, từ chính trị, văn hoá - xã hội… đến kinh tế. Các tập đoàn, công ty tiến hành tái cấu trúc từ chiến lược, trang thiết bị và nhân sự. Điều này cho thấy đội ngũ được thay mới và thực hiện đào tạo nhân sự từ đầu, hoặc tìm cho đội ngũ đã “vào sinh ra tử” cùng công ty một nhà quản lý mới. 

Hành trình trở thành nhà lãnh đạo đòi hỏi mỗi người đều phải kham qua một vài vị trí quản lý khác nhau. Rèn giũa tinh thần và kỹ năng quản lý kết hợp cùng những va chạm thực tế sẽ giúp nhà quản lý tìm thấy phong cách quản lý cá nhân, trở nên sành sỏi hơn trong tư duy quản lý đội nhóm lẫn kinh doanh. 

“Các nhà quản lý mới - dẫn dắt đội nhóm mà bạn kế thừa” gồm 11 chương xoay quanh những vấn đề mà một nhà quản lý mới cần phải giải quyết trong thời gian nhận trách nhiệm. 

Chương 1: Lần đầu làm sếp 

Lần đầu làm sếp ắt sẽ nhiều bỡ ngỡ và thử thách. Một cá nhân dù tài năng như thế nào ắt hẳn cũng phải có những lầm tưởng khi quyền hạn của bản thân dần tăng lên. Các nhà quản lý rơi vào vòng xoáy của các mối quan hệ mới rất tốt đẹp và chưa có bất kỳ xích mích nào. Việc đề phòng quá mức hay thoải mái tiếp cận các mối quan hệ có thể đẩy bạn rơi vào bế tắc khó lường trước. 

Hiểu đúng quyền hạn của bản thân, kiểm soát cấp dưới, tập trung vào xây dựng các mối quan hệ cá nhân tốt đẹp, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, trơn tru từ ý tưởng đến vận hành. Cuối cùng, bạn đừng nghĩ mình chỉ có một mình. Bên cạnh bạn còn có sếp và cấp dưới cùng lý tưởng. Tập trung xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với sếp là bước tiến đầu tiên để bạn hiểu lịch sử quản lý và học hỏi nhiều điều mới mẻ.  

Chương 2: Dẫn dắt đội nhóm mà bạn kế thừa

Dẫn dắt đội nhóm bạn kế thừa mà bạn chưa hiểu gì về họ cũng gây áp lực lên nhà quản lý mới. Tổ chức các cuộc họp 1-1 để lắng nghe, thấu hiểu nhân viên và chú ý quan sát trong quá trình giao tiếp. Cuối cùng chia sẻ lại với nhân viên bài học bạn góp nhặt được trong các cuộc trao đổi.

Định vị lại nhóm là bước tiếp theo sau khi đã hiểu sơ bộ về đội nhóm tiếp quản. Đẩy nhanh sự phát triển của nhóm bằng cách đặt KPI và sàng lọc đội nhóm. Điều này vừa giúp bạn tìm ra những cộng sự có cùng chí hướng hoặc nhìn thấy điểm mạnh, điểm yếu của đội ngũ. Từ đó có hướng đi phù hợp trong thời gian tiếp theo.

Chương 3: Không để những nhà quản lý non tay “tự duyệt”

Một nhà quản lý mới thường chỉ tập trung vào hành động mà không tập trung vào mục tiêu. Các nhà quản lý cấp cao sẽ hỗ trợ bạn bằng cách giúp bạn thiết lập mục tiêu, nhìn tổng thể, tập trung vào chiến lược dài hạn thay vì cứ chăm chăm hoàn thành các deadline được giao. Việc đưa ra phản hồi mang tính xây dựng cũng là một thử thách đối với các nhà quản lý mới. Bạn phải học cách chỉ ra khuyết điểm của người khác để ý kiến của bạn mang tính xây dựng. 

Chương 4: Quản lý nơi làm việc cường độ cao 

Theo nghiên cứu của các công ty tư vấn, nhiều nhân viên cảm thấy áp lực bởi quản lý liên lạc với họ ngoài giờ làm hay tăng ca. Ba kiểu tâm lý tồn tại đối với nhóm nhân viên ở công ty: (1) Chấp nhận; (2) Giả vờ là “người lao động lý tưởng”; (3) Bộc lộ bằng cách chia sẻ với các quản lý cấp trên. 

Chương 5: Khai thác và sử dụng khoa học của sự thuyết phục 

Việc khám phá tâm lý con người sẽ giúp việc quản lý của bạn trở nên hiểu quả hơn. Thông thường, có sáu quy tắc trong quá trình dẫn dắt và quản lý bạn cần quan tâm mà tại sao các nghệ sĩ làm tốt hơn bạn. (1) Người ta đi theo những người giống họ; (2) Con người đáp lại đúng thứ họ được nhận; (3) Mọi người nghe theo sự dẫn dắt của những người giống mình; (4) Mọi người tuân thủ các cam kết rõ ràng của mình; (5) Mọi người nghe lời của chuyên gia; (7) Mọi người muốn nhiều hơn thứ họ có.

Những quy tắc này giúp một nhà quản lý mới làm việc hiệu quả hơn. 

Chương 6: Trí tuệ cảm xúc của người lãnh đạo

Trí tuệ cảm xúc của một nhà lãnh đạo quyết định rất lớn đến khả năng quản lý của bạn. Quá trình quản lý trí tuệ cảm xúc thông qua việc mỗi người tự ý thức, kiểm soát, tạo động lực, học cách thông cảm và các kỹ năng xã hội của các nhà quản lý. 

Việc đơn giản nhất để rèn luyện trí tuệ cảm xúc là lắng nghe phản hồi từ nhân viên, đồng nghiệp và các cấp quản lý. Lắng nghe giúp bạn hiểu bản thân và rèn luyện hành vi phù hợp với từng hoàn cảnh khác nhau. 

Chương 7: Nghịch lý về sự chân thực 

Chúng ta từng cho rằng chân thực là sự bất biến của bản thân. Tuy nhiên, hiểu hơn về bản chất của sự chân thực sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn trong quá trình tương tác với con người. 90 ngày đầu tiên quyết định khả năng làm việc của một nhà quản lý mới. Nhiều người chọn cách giữ vững hình tượng cá nhân thay vì đối diện với các thông tin tiêu cực. Xử lý phản hồi tiêu cực là điều khiến mỗi nhà quản lý quan tâm. 

Chương 8: Quản lý sếp của bạn 

Hiểu sếp, hiểu chính mình và quản lý sếp là một trong những kỹ năng quan trọng giúp công việc của bạn trở nên hiệu quả hơn. Quản lý mối quan hệ giữa bạn và sếp thể hiện trong từng việc làm cụ thể như: các mục tiêu và kết quả, các áp lực, các điểm mạnh điểm yếu, điểm mù, phong cách làm việc ưa thích. Từ đó, đánh giá bản thân mình và xem xét khả năng thích ứng: các điểm mạnh và điểm yếu, phong cách cá nhân, xu hướng phụ thuộc đối với quyền lực… Việc tìm hiểu và ứng dụng vào thực tiễn sẽ giúp bạn cải thiện mối quan hệ tốt hơn. 

Chương 9: Các nhà lãnh đạo kiến tạo và sử dụng các mạng lưới quan hệ như thế nào?

Từng bước đi cụ thể trên hành trình quản lý của bạn cần được hoạch định rõ ràng thay vì cứ đuổi theo công việc. Việc xây dựng mạng lưới là vô cùng cần thiết đối với một nhà quản lý trẻ: Xây dựng mạng lưới vận hành; Xây dựng mạng lưới cá nhân; Xây dựng mạng lưới chiến lược. Vận dụng chiến lược từ ngoài vào trong bằng các mối quan hệ xã hội, tạo dựng niềm tin trong một cộng đồng rộng lớn là cơ hội tuyệt vời để bạn chinh phục vị trí quản lý cấp cao trong tương lai. 

Chương 10: Thời gian của một nhà quản lý: Chú khỉ thuộc về ai?

Một nhà quản lý mới rất dễ thiếu thời gian, bởi xung quanh họ bị bủa vây bởi bốn loại thời gian sau đây: Thời gian do cấp trên chỉ định; Thời gian do hệ thống chỉ định; Thời gian tự chỉ định. Các loại thời gian này chi phối quá trình làm việc của bạn. Vì thế, tuân thủ theo quy tắc “Chú khỉ thuộc về ai?”, bạn chỉ cho khỉ ăn vào đúng khung giờ quy định. Như thế, thời gian của bạn không bị đánh cấp hoặc nháo nhào bởi sự chi phối của các cấp xung quanh. 

Chương 11: Cách để nhà quản lý trở thành nhà lãnh đạo 

Cuối cùng, để tiến lên vị trí lãnh đạo, cấp quản lý phải thay đổi 7 điều này về tầm nhìn và trách nhiệm: (1) Người chuyên sâu thành người bao quát; (2) Nhà phân tích thành nhà tích hợp; (3) Nhà chiến thuật thành nhà chiến lược; (4) Thợ nể thành Kiến trúc sư; (5) Người giải quyết vấn đề thành người lên chương trình nghị sự; (6) Chiến binh thành nhà ngoại giao; (7) Diễn viên phụ thành nhân vật chính. Thay đổi để chinh phục vị trí lãnh đạo, tại sao không? 

6 trích dẫn tâm đắc

- Cảm thông tức là xem xét một cách thấu đáo cảm giác của nhân viên cùng các nhân tố khác trước khi đưa ra các quyết định thông minh. 

- 90 ngày đầu tiên là khoảng thời gian vô cùng quan trọng đối với vai trò lãnh đạo mới. Ấn tượng đầu tiên sẽ hình thành nhanh chóng và rất quan trọng. 

- Các nghiên cứu gần đây chỉ ra rằng những nhà quản lý hiệu quả cần đầu tư thời gian và công sức để quản lý không chỉ mối quan hệ với cấp dưới mà cả với sếp của họ nữa. 

- Chìa khoá của một mạng lưới chiến lược tốt là tận dụng khả năng điều phối thông tin. 

- Ở vị trí điều hành cao nhất, mọi thứ đều trở nên khác biệt. 

- Sếp chỉ là một nửa của mối quan hệ. Bạn là nửa còn lại, cũng là nửa mà bạn có thể kiểm soát trực tiếp. 

Dịch giả Thuý Duy

Thiết kế: Hồng Anh