Bí quyết quản lý nhân viên từ xa

5 bước lên kế hoạch

Trước tiên, hãy nghĩ về lý do bạn muốn triển khai chính sách giám sát thời gian trong công ty của mình - nhằm theo dõi năng suất nhân viên, quản lý hiệu suất, tăng doanh số, hay lý do gì khác nữa?

Khi đã xác định cụ thể lý do cho việc giám sát này, bạn hãy tìm các phần mềm có tính năng cần thiết giúp quản lý nhân viên và cung cấp thông tin cho mục tiêu của bạn.

Tuỳ vào nhu cầu mà bạn có thể lựa chọn các ứng dụng với chức năng theo dõi thời gian cơ bản hoặc các bộ công cụ chuyên nghiệp bao gồm đầy đủ tính năng từ định vị, quản lý lộ trình di chuyển, theo dõi hoạt động, báo cáo định kỳ…

Khi đã tìm thấy lựa chọn phù hợp nhất với công ty của mình, đã đến lúc giới thiệu và phổ biến chính sách đến nhân viên. Khi giới thiệu, tốt nhất bạn hãy khiến việc áp dụng kế hoạch giám sát này như một sự bổ sung tích cực cho các hoạt động của công ty. Giải thích để các cá nhân trong nhóm hiểu rằng điều này sẽ giúp họ được trao quyền và trở nên có trách nhiệm hơn, đồng thời những người có biểu hiện làm việc tốt sẽ có thể tỏa sáng và được ghi nhận theo cách rõ ràng hơn.

Sau khi giới thiệu chính sách, hãy thử nghiệm trong vài tuần hoặc một tháng để các thành viên trong nhóm có cơ hội đưa ra góp ý hoặc phản hồi. Bạn cũng có thể sử dụng thời gian này để thảo luận thêm về những điều bạn tìm hiểu được về mô hình và năng suất làm việc kể từ khi bạn bắt đầu quản lý từ xa.

Tạo ra văn hóa làm việc có trách nhiệm

Sau khi đã tìm được phần mềm quản lý nhân viên từ xa phù hợp với công ty và giới thiệu chính sách để họ thực hiện, điều quan trọng là phải tạo ra nề nếp giúp nhân viên trong nhóm quen dần với văn hoá làm việc có theo dõi và giám sát thời gian một cách tích cực.

Để dẫn dắt họ thực hiện điều này, bạn hãy chủ động làm gương, bằng cách chia sẻ báo cáo theo dõi thời gian và mức độ hoạt động của bạn với nhân viên làm việc từ xa, sau đó khuyến khích cả nhóm chia sẻ bảng chấm công.

Việc chia sẻ công khai bảng chấm công có thể giúp tăng động lực cho nhân viên. Nó cũng giúp các cá nhân có thể tự đánh giá hiệu suất, hiệu quả và năng suất của họ so với các thành viên khác trong nhóm. Điều này khuyến khích mọi người tích cực cải thiện thói quen và cách làm việc hàng ngày.

Để thúc đẩy văn hóa quản lý từ xa, hãy nghĩ thêm những cách khuyến khích nhân viên tự theo dõi thời gian và kiểm soát hiệu suất của chính họ. Cân nhắc tổ chức các cuộc thi để động viên nhân viên làm việc hiệu quả và năng suất hơn, và nhấn mạnh để họ cũng thừa nhận rằng chính sách quản lý công việc từ xa và theo dõi thời gian đã cho phép công ty trao quyền cho nhân viên nhiều hơn thông qua việc để họ được tự do và linh hoạt xử lý khối lượng công việc phụ trách.

Xây dựng quy trình giám sát

Để đảm bảo rằng các nhân viên làm việc từ xa sẽ tuân thủ việc theo dõi thời gian, hãy cân nhắc việc xây dựng hệ thống quản lý hoạt động và theo dõi thời gian tích hợp vào trong tất cả mọi quy trình làm việc của công ty.

Để làm điều này, công ty nên sử dụng các phần mềm giám sát nhân viên từ xa thông qua các tính năng tạo đơn hàng, lưu hóa đơn hay theo dõi thời gian nhân viên đầu tư vào các dự án của khách hàng.

Một số phần mềm nổi tiếng như Basecamp, Github và Asana là lựa chọn phổ biến, vì nó tích hợp cùng lúc nhiều ứng dụng phù hợp, đáp ứng tốt nhu cầu của nhân viên lẫn công ty. Việc tích hợp sẽ giúp nhiệm vụ quản lý thời gian trên các ứng dụng trở nên đơn giản, nhờ đó công ty không phải thay đổi quy trình để đáp ứng được việc quản lý nhân viên từ xa.

Bạn đã sẵn sàng?

Giám sát hoạt động và theo dõi thời gian nhân viên làm việc từ xa có thể mang lại nhiều lợi ích to lớn cho các công ty lớn và nhỏ. Nó trao quyền cho từng nhóm kiểm soát năng suất và sản lượng của họ. Nó giúp các quản lý theo dõi chính xác thời gian mà nhóm của họ đã đầu tư vào từng dự án, các nhiệm vụ nội bộ, và các hạng mục không liên quan đến công việc. Cũng nhờ đó bạn có thể quản lý hoạt động vận hành tổ chức tốt hơn, đồng thời hiểu rõ hơn về những gì đang diễn ra mỗi ngày.

Ngoài ra, các công cụ này cũng có thể giúp người quản lý các nhóm nhân viên làm việc từ xa an tâm hơn về bảo mật, vì mọi công việc đều đã được theo dõi và lưu lại bằng các ảnh chụp màn hình theo KPI.

Nếu được triển khai tốt, việc giám sát nhân viên làm việc từ xa có thể tác động tích cực đến công ty. Tạo ra một văn hóa làm việc giúp thay đổi đáng kể mức độ cống hiến và hiệu suất của nhân viên, đồng thời giúp những nhà quản lý điều hành doanh nghiệp tốt hơn.

(Nguồn CareerBuilder.vn)