“Để có thể triển khai thực hành 5S hiệu quả, vấn đề không nằm ở câu hỏi ‘Làm thế nào để áp dụng tốt 5S trong sản xuất’ mà là ‘Làm thế nào để các vấn đề cơ bản trong sản xuất có thể được giải quyết một cách hiệu quả thông qua áp dụng 5S”.
5S là một phương thức quản lý nơi làm việc dựa trên 5 nguyên tắc, lần lượt là Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Săn sóc (Seiketsu), và Sẵn sàng (Shitsuke). Sau hơn một thế kỷ thực hành, 5S đã trở nên phổ biến trong ngành công nghiệp, tuy vậy “Làm thế nào để thực hiện và duy trì 5S hiệu quả trong sản xuất” vẫn là một câu hỏi thường trực tại mỗi chương trình hội thảo hay đào tạo về 5S. Vậy tại sao việc áp dụng hiệu quả một phương thức tưởng chừng như rất đơn giản, tới mức mà mỗi thành viên trong doanh nghiệp đều có thể đọc làu làu và giải thích các nguyên tắc từ S1 đến S5, lại có thể thách thức như vậy.
Trong các tài liệu đào tạo của P&Q Solutions, 5S được định nghĩa là “phương pháp tạo ra khu vực làm việc sạch sẽ, gọn gàng khiến cho mọi lãng phí được phơi bày và mọi bất thường được nhìn thấy ngay lập tức”.
Như vậy, áp dụng 5S không phải là việc lần lượt áp dụng từng “S” theo cách thức chúng được diễn giải, mà là để giải quyết các vấn đề lãng phí và bất thường trong sản xuất. Điều này nhất quán với lịch sử hình thành, thử nghiệm và hoàn thiện các nguyên tắc Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng từ Ford đến Toyota và các doanh nghiệp Nhật Bản sau này. Chỉ đến khi 5S được sử dụng như một phương pháp “sống” nhằm quản lý tốt các yếu tố của sản xuất thì việc thực hành này mới trở nên tự nhiên và hiệu quả.
Từ kinh nghiệm triển khai tư vấn của mình, P&Q Solutions đã tổng kết 7 yếu tố điển hình quyết định khả năng thực hiện và duy trì 5S cấp chuyền sản xuất như được trình bày dưới đây.
Yếu tố 1 – Công việc tiêu chuẩn: Công việc tiêu chuẩn, bao gồm Nhịp yêu cầu khách hàng (takt time), trình tự bước công việc, tồn kho tiêu chuẩn là điều kiện đầu tiên trong thực hiện 5S. Tính kỷ luật trong đáp ứng nhịp yêu cầu khách hàng chính là động lực để duy trì và cải tiến việc sàng lọc và sắp xếp trên chuyền sản xuất, bởi bất kỳ sự triển khai không hiệu quả nào đều dẫn đến việc không đáp ứng được nhịp yêu cầu khách hàng, và vì thế không đảm bảo sản lượng giao hàng. Ngoài ra, tiêu chuẩn tồn kho bán thành phẩm theo công việc tiêu chuẩn cũng là điều kiện để thực hiện sắp xếp và tiếp vận theo nguyên tắc Định danh, Định vị và Định lượng. Khi không có công việc tiêu chuẩn, việc thực hiện 5S ở cấp chuyền sản xuất thiếu đi điều kiện để thiết lập phù hợp và động lực tuân thủ/duy trì trong vận hành.
Yếu tố 2 – Bố trí tiếp vận: Tiếp vận là quá trình cung ứng và lưu chuyển linh kiện đầu vào, thành phẩm đầu ra giữa các vị trí sản xuất. Tiêu chuẩn tiếp vận, về nhịp – số lượng – quy cách, giúp đảm bảo sự thông suốt và liên tục của sản xuất. Cùng với tiêu chuẩn tồn kho bán thành phẩm tại vị trí sản xuất và điểm tạm trữ giữa các công đoạn, tiêu chuẩn tiếp vận là nền tảng của việc thiết lập và vận hành các nguyên tắc của 5S về mặt nguyên liệu ở cấp chuyền sản xuất.
Yếu tố 3 – Bảo dưỡng tự quản: Bảo dưỡng tự quản liên quan đến các tiêu chuẩn CILT (làm sạch, kiểm tra, dầu mỡ và siết chặt) đối với thiết bị, được thực hiện bởi bộ phận sản xuất. Yêu cầu thực thi hiệu quả tiêu chuẩn CILT, thông thường là một cấu phần quan trọng trong nguyên tắc S3 – Sạch sẽ (làm sạch kết hợp với kiểm tra). Các doanh nghiệp chưa thực hiện Bảo dưỡng tự quản thường không có được thực hành tốt 5S về thiết bị trong chuyền sản xuất.
Yếu tố 4 – Kiểm soát hàng lỗi chất lượng: Một thực hành thường gặp tại chuyền sản xuất là bố trí các khay màu đỏ, vàng để phân loại sản phẩm lỗi hay sản phẩm nghi ngờ. Việc đặt các khay chứa hàng lỗi hoặc bất thường này dưới gầm bàn thao tác hoặc điểm khuất góc quan sát, đặc biệt là khi không có nhịp tiêu chuẩn cho xác nhận và xử lý, thường là biểu hiện cho thực hành 5S kém hiệu quả trong phương diện kiểm soát hàng lỗi chất lượng. Ngược lại, thực hành tốt 5S thường được nhìn thấy khi khay đựng sản phẩm lỗi được thiết lập với tiêu chuẩn Định danh, Định vị, Định lượng rõ ràng, được đặt ở nơi dễ dàng quan sát và giúp phán định mức độ sai lỗi phát sinh theo các chu kỳ ngắn.
Yếu tố 5 – Kiểm soát dữ liệu: Trong nhà máy truyền thống, các dữ liệu sản xuất đều bắt nguồn từ hiện trường sản xuất, vì thế, sự kịp thời – đầy đủ – chính xác của dữ liệu từ sản xuất sẽ quyết định chất lượng của các quyết định quản lý. Các yêu cầu cho việc ghi chép tại thời điểm phát sinh dữ liệu một cách dễ dàng, thuận lợi, nhanh chóng và hạn chế sai sót, và khả năng kiểm tra/giám sát đối với hoạt động ghi chép có vai trò là tiêu chuẩn trong thực thi sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ đối với các báo biểu, dụng cụ ghi chép và hiển thị trực quan dữ liệu.
Yếu tố 6 – Tư duy cải tiến: Cũng giống như các tiêu chuẩn khác, tiêu chuẩn hóa trong 5S, nguyên tắc 4 – săn sóc, là đối tượng của cái tiến và cần được thay đổi để thích ứng với những thay đổi trong sản xuất. Tại các doanh nghiệp không có tư duy cải tiến tích cực, việc thực hiện thay đổi các tiêu chuẩn cho S1, S2 và S3 được xe như những rào cản cho việc thực thi tiêu chuẩn hóa (S4). Nhiều trường hợp đã không thực hiện tiêu chuẩn hóa một cách rõ ràng do ngại phải chỉnh sửa sau này, hoặc trong trường hợp ngược lại, khi các yếu tố S1, S2 và S3 đã được điều chỉnh nhừng các tiêu chuẩn đã thiết lập và tiêu chuẩn hóa lại không được cập nhật một cách kịp thời.
Yếu tố 7 – Công việc của tổ trường: Tổ trưởng sản xuất có vai trò đặc biệt quan trong trong đảm bảo thực hiện các tiêu chuẩn quản lý hiện trường nói chung và thực hành 5S nói riêng. Tổ trưởng là lớp hỗ trợ trực tiếp và đầu tiên cho các công việc tạo giá trị ở chuyền sản xuất thông qua việc triển khai các tiêu chuẩn và thay đổi tiêu chuẩn, giám sát, tiếp nhận và xử lý báo cáo bất thường từ thành viên tổ sản xuất. Đối với tổ trưởng sản xuất, các thực hành 5S để triển khai 6 yếu tố ở trên giúp cho việc thực hiện hiệu quả hoạt động quản lý hằng ngày theo công việc tiêu chuẩn của tổ trưởng. Với những ý nghĩa này, tại các nhà máy mà tổ trưởng trực tiếp tham gia sản xuất và không thực hiện theo mô hình công việc tiêu chuẩn của tổ trưởng, các thực hành 5S thường kém hiệu quả.
Trong năm 2022, P&Q Solutions đã phối hợp với VASI tổ chức Mạng lưới chuyển đổi LEAN, kết nối các doanh nghiệp công nghiệp hỗ trợ để cùng cải tiến sản xuất theo 7 nguyên tắc trên. Dự án đã nhận được nhiều kết quả tích cực.
Phạm Minh Thắng
.svg){kind=icon}
